Controller BPO - Gestão Financeira e Controladoria - Como estruturar um setor financeiro estratégico

Esse passo a passo além de explicar como procedemos para estruturar o setor financeiro, demonstra como torná-lo estratégico e essencial para o sucesso da empresa. É o setor financeiro além dos controles, mas também estratégico.

1. Definição de Objetivos e Estratégias Financeiras

Alinhamento Estratégico: Defina como o setor financeiro contribuirá para os objetivos globais da empresa. Isso pode incluir aumento de lucro, crescimento sustentável, melhoria da liquidez, etc.

Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs): Estabeleça KPIs para monitorar o desempenho financeiro, como margem de lucro, EBITDA, ROE, entre outros.

2. Criação do Plano de Contas

Estrutura do Plano de Contas: Crie um plano de contas detalhado que permita uma visão clara das receitas, despesas, ativos, passivos e patrimônio líquido.

Classificação das Contas: Divida as contas em categorias apropriadas, como operacionais, não operacionais, receitas recorrentes e não recorrentes, etc.

Automatização e Integração: Utilize um software ERP que permita a integração do plano de contas com outros módulos da empresa, como vendas, compras e estoque.

3. Gestão de Contas a Receber

Processo de Faturamento: Estabeleça um processo claro para emissão de faturas, garantindo que todas as vendas sejam registradas corretamente e as faturas enviadas em tempo hábil.

Política de Crédito: Defina critérios para concessão de crédito a clientes, incluindo análise de crédito e limites de crédito.

Monitoramento de Recebíveis: Utilize um sistema para acompanhar os recebíveis e identifique rapidamente contas vencidas para ação imediata.

4. Gestão de Contas a Pagar

Fluxo de Aprovação de Pagamentos: Implemente um sistema de aprovação para todas as despesas, garantindo que os pagamentos sejam autorizados por pessoas qualificadas.

Negociação com Fornecedores: Negocie prazos de pagamento que otimizem o fluxo de caixa e garantam boas condições de fornecimento.

Gestão de Caixa: Mantenha uma previsão de caixa atualizada, levando em consideração as obrigações de pagamento futuras e os recebíveis esperados.

5. Gestão da Inadimplência

Sistema de Cobrança: Implemente um processo de cobrança eficiente que inclua lembretes automáticos e comunicação proativa com clientes inadimplentes.

Acordos de Pagamento: Estabeleça políticas para renegociação de dívidas, oferecendo alternativas como parcelamento ou descontos para quitação antecipada.

Provisão para Devedores Duvidosos: Crie uma provisão no balanço para devedores duvidosos, alinhando a prática contábil com a realidade financeira.

6. Gestão de Orçamento e Forecasting

Orçamento Anual: Elabore um orçamento anual detalhado com base em projeções realistas e alinhado aos objetivos estratégicos da empresa.

Revisão Periódica: Realize revisões trimestrais do orçamento e ajuste as previsões (forecasting) conforme necessário para refletir mudanças no mercado ou na performance da empresa.

7. Controle e Análise de Custos

Centros de Custo: Defina centros de custo e atribua responsabilidades a gestores, permitindo o acompanhamento detalhado de despesas por área ou projeto.

Análise de Variância: Compare regularmente os custos reais com o orçamento e identifique variações significativas para ação corretiva.

Projetos de Redução de Custos: Desenvolva e implemente iniciativas para reduzir custos sem comprometer a qualidade ou eficiência.

8. Relatórios Gerenciais e Análise de Desempenho

Dashboard Financeiro: Crie dashboards financeiros que permitam a visualização -rápida e intuitiva dos principais KPIs.

Relatórios de Desempenho: Gere relatórios mensais que analisem o desempenho financeiro e operacional da empresa, com foco em variáveis críticas para a tomada de decisão.

Análise de Cenários: Realize análises de cenários para entender o impacto potencial de diferentes situações econômicas ou mudanças no negócio.

9. Compliance e Gestão de Riscos

Conformidade Regulatória: Garanta que todas as práticas financeiras estejam em conformidade com as leis e regulamentos locais e internacionais.

Gestão de Riscos Financeiros: Identifique, avalie e mitigue riscos financeiros, como variações cambiais, flutuações de taxas de juros, e inadimplência de clientes.

10. Integração com Outros Setores

As finanças da empresa serão estratégicas de fato se houver integração e relação com outros setores:

Coordenação com o Comercial: Trabalhe em conjunto com a equipe de vendas para alinhar políticas de preços e condições de pagamento com a estratégia financeira.

Colaboração com o Setor de Compras: Mantenha uma relação próxima com o setor de compras para otimizar os termos de negociação e evitar pressões de caixa.

Parceria com a Controladoria: Colabore com a controladoria para garantir a precisão das informações contábeis e financeiras e para análise de desempenho.

11. Capacitação e Desenvolvimento da Equipe

Treinamento Contínuo: Invista no desenvolvimento contínuo da equipe financeira, com treinamentos em novas ferramentas, regulamentações e melhores práticas.

Desenvolvimento de Liderança: Prepare líderes financeiros para tomar decisões estratégicas e influenciar a direção da empresa.

12. Adoção de Tecnologia e Inovação

Sistemas de Gestão Financeira: Utilize software de gestão financeira avançado, que inclua funcionalidades como BI, automação de processos e integração com outros sistemas.

Inovação em Processos: Busque constantemente inovações em processos financeiros para melhorar a eficiência e a eficácia das operações.

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Autor: Alexandre Ferrão, especialista em Gestão Financeira e Controladoria